El e-mail es el enemigo número 1 de tu productividad.

Email overload
Desde que decidí colgar la corbata tengo una máxima que intento mantener en mente a diario.  Terminar mi trabajo en el espacio de tiempo más corto posible para dedicar a mis aficiones y a mi familia.

Ya.  Sé que no descubro la pólvora.  Supongo que es una aspiración común a todo el mundo, y más a los que tenemos niños pequeños.

Lo que no todos tenemos tan claro es el tipo de obstáculos que día sí y día también nos obligan a dejar la oficina a las 9 de la noche, o más tarde.

Es obvio que nuestra cultura laboral estaría al frente de esta lista de obstáculos: en España (he trabajado en 4 países diferentes y ello me permite comparar) se valora más el desempeño por el número de horas trabajadas que por los resultados conseguidos.  Hay que salir más tarde que el jefe, y si es posible, más tarde que el resto de los compañeros.  Sólo alguna secretaria y los contables pueden irse a su hora y abandonar la oficina con ellos es motivo de escarnio público.  Pero dejaré esta reflexión para un artículo posterior.

Como soy autónomo, no debo plegarme a ninguna absurdez cultural de este tipo.  Y sin embargo hay días que tampoco logro terminar antes de las 9.

El motivo principal es que no soy productivo porque no trabajo de manera fluída.

Los humanos experimentamos curvas de aprendizaje: nuestro rendimiento aumenta cuanto más realizamos una tarea.  Si tú también eres autónomo o trabajar por cuenta ajena pero acaban de cambiarte de función recienemente, habrás experimentado el vértigo de enfrentarte a un trabajo nuevo, donde te sientes como un pulpo en un garaje, teniendo que consultar todo mil veces, cometiendo errores y sintiéndote inseguro e improductivo.

A menor escala, esto nos sucede a diario cada vez que una interrupción nos aleja de la tarea.  La curva de aprendizaje se interrumpe cada vez que nos entra un email y nos ponemos a contestarlo.  La interrupción es mayor cuanto más tenemos que detenernos a documentar nuestra respuesta, hasta el punto de separarnos de forma preocupante de lo que estábamos haciendo.  Nuestra capacidad de concentración se desploma, y con ella nuestra capacidad de análisis y nuestra creatividad.

Una encuesta recientemente publicada por la consultora Deloitte muestra que los empresarios llegan a leer su correo electrónico más de 50 veces al día y envían unos 160 mensajes.   ¿Quién es capaz de llevar un trabajo a buen término con 50 interrupciones?

Nadie.

Mi principal pregunta con respecto a este disparate es la siguiente: ¿necesitamos realmente esa frecuencia de comunicación? 

Francamente: no.  El email se supone que debe ser una herramienta de trabajo, no una distracción.
Comparto con vosotros algunas locuras que intento poner en práctica para que el correo me distraiga lo menos posible:

– Programa tu lector de correo para que sincronice cada hora o cada dos horas.
– O bien ciérralo directamente cuando necesites concentración.
– Intenta persuadir a tu equipo de trabajo, clientes y proveedores, de que no te pongan copia en sus correos a menos que necesiten una acción concreta de tu parte o la información sea imprescindible para ti. – Si un emisor de correo, no respeta esta regla reiteradamente, habla con él.
– Intenta no mezclar en un mismo mensaje temas profesionales con irrelevancias, así evitarás esas ristras (sí, sí, como las "ristras" de chorizo de pueblo) interminables de correos insustanciales.  O al menos, si las recibes, no será por tu culpa.
– Date de baja de esa newsletter que nunca lees. ¿Para qué te has suscrito si nunca tienes tiempo para ella?
– Cuando por fin te toque ver tu correo: crea carpetas para tus proyectos y programa tu lector de correo para que envíe los mensajes recibidos directamente a su carpeta correspondiente.
– Lee TODO lo que recibas si es posible en el día.

– Asegúrate de que al final el día tu bandeja de entrada queda vacía.  En fin: inténtalo.  Yo estoy en ello.  La sensación de estar por delante de tus proyectos en lugar de correr detrás de ellos, es impagable.
Si no tienes tiempo para contestar ahora, envía una respuesta rápida diciendo que lo has recibido y que contestarás en breve.

– Un e-mail de más de una hoja es una pérdida de tiempo y esfuerzo porque según algunas estadísticas, ni un tercio de sus destinatarios lo leerán a fondo. La mayor lucha en la que se debaten los grandes escritores es resumir, resumir, resumir incansablemente lo que escriben para hacerlo más digerible a sus lectores. ¿Por qué no hacerlo tú también?

Me he centrado en el correo electrónico, pero podría decir lo mismo de Twitter o del teléfono móvil (conozco unos cuantos enfermos del móvil en mi entorno más directo). Si estos dispositivos empeoran tu trabajo en lugar de ayudarte, es que no los estás usando bien.

4 Comments

4 Comments

  1. Hace 2 años estuve trabajando en una empresa en la que haciamos diseño, producción y montaje de exposiciones. A mi me gustaba el trabajo y me sigue gustando.El problema no era el correo sino las llamadas por teléfono(clientes, proveedores,…)Aproximádamente hacias el trabajo entre llamada y llamada.La situación resultaba estresante.Muchas veces trabajabamos con situaciones creativas( había que aportar respuestas) y sabías que el tiempo que tenías para solucionar era el que iba de una llamada a otra.

  2. pedro says:

    yo solo se que he vuelto de 3 semanas de vacaciones y en mi bandeja de entrada había 465 emails

    después de 3 horas el número ha bajado a 165… pero efectivamente necesitaré un par de días o tres para poner en orden prioridades y respuestas… cruzando los dedos para no dejarme nada en el tintero

    salu2

  3. Gracias a los tres por vuestros comentarios.

    Jeroen, sólo una cosa que añadir, naturalmente que el email es una herramienta más, pero especialmente peligrosa por dos razones: es gratis e inmediato. Ello dispara su mal uso…(ej. Pedro nos cuenta que ha sido capaz de responder/eliminar 100 mails por hora, lo cual puede apuntar que quizá algunos de ellos no deberían haberle llegado en absoluto. Ese desorbitado volumen de información con el que luchamos sobrepasa por esas dos razones lo que puede llegarnos por teléfono o por correo ordinario. Saludos.

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