Consejo de empresario: aunque vengas de Marketing, atento a tu cash flow
Vengo de Marketing. Y como tanta gente con este mismo background, me considero un profesional orientado a resultados comerciales. Desde el mismo día que abrí mi primera empresa (un negocio de hostelería) hasta hoy, mi prioridad diaria es contar de puertas a fuera lo que hago en el propósito de convencer a los clientes para que entren.
Esta suele ser la prioridad de quien tiene una mentalidad comercial:
Si entran muchos clientes, estoy haciendo bien mi trabajo. Si no lo hacen, debo trabajar más y mejor. Tan sencillo como eso.
¿Las ventas son la felicidad?
Cuando tenía los restaurantes, los días que, sin motivo aparente el local se llenaba hasta los topes, todo el mundo estaba contento.
Los empleados se sentían realizados. El público, al ver el local abarrotado, se reafirmaba en su decisión de habernos escogido para comer. Y yo sentía que nada ni nadie podría desviarnos ya de la senda de los beneficios. Por el contrario, cuando un viernes lluvioso el local se quedaba vacío, el personal se dispersaba, los comensales oían las conversaciones de la mesa contigua y yo descartaba la idea de haber llegado a la cima y elaboraba en mi cabeza nuevas hipótesis.
Las ventas: la hipnosis presente que te impide planificar el futuro
El presente de la venta diaria es importante sí, pero llega a producir un efecto hipnótico que nos hace manejar el negocio de forma errática.
Cada vez que se produce un salto en nuestros resultados comerciales, lo incorporamos de forma inmediata a nuestros cálculos mentales: si hoy he vendido esto, mañana puedo llegar a ingresar esto y, con estos costes, alcanzar este nivel de beneficio. El problema es que tales cálculos mentales frecuentemente tienen un grado de error altísimo y pueden llevarnos a la conclusión de que nuestro negocio funciona mejor de lo que lo hace realmente.
Si, como empresario, tienes esa personalidad inquieta que te lleva a involucrarse a fondo en lo comercial, lo más normal es que no te quede demasiado tiempo ni energía como para controlar tus cuentas con el mismo celo.
Es más, quienes en nuestra carrera nos hemos orientado a la parte comercial, llegamos a despreciar la labor contable como una rémora.
Consideramos que quienes controlan los números se dedican a analizar un negocio que ni siquiera comprenden. Siempre van detrás. Siempre llegan tarde. Se limitan a recopilar facturas y a pedirnos listados de ventas, semanas después de que dispongamos de ellas.
El mito de los contables «Alfredo Landa»
En el cine español de posguerra, los contables son hombrecillos pequeños con manguitos y pesadas gafas, que teclean sin parar en sus calculadoras pero no aparentan añadir demasiado valor al negocio. El trabajo contable, consciente o inconscientemente nos parece un esfuerzo baldío, una especie de auditoría de nuestros números a toro pasado, una labor gris que nos reporta escasos beneficios.
Bajo este prisma, la contabilidad se ocuparía de analizar el pasado, cuando el día a día de nuestro negocio requiere justo lo contrario: estar despiertos en el presente y ser ágiles para planificar el futuro.
Es decir, que dedicar mucho esfuerzo a la contabilidad es una pérdida de tiempo.
Con el tiempo me he dado cuenta de que esta reflexión es un error.
¿Cómo puede un empresario estar demasiado ocupado para dedicar tiempo a su tesorería? La mitad de las empresas no superan su primer año de existencia. O sea, para la mitad de las empresas que se crean cada año, las primeras cuentas son también las últimas.
Cuando las cosas van mal, las entradas de caja (por copiosas que parezcan a simple vista) pueden no ser suficientes para hacer frente a nuestros pagos más inmediatos. Durante los dos últimos días de cada mes y los cinco primeros del mes siguiente debemos abonar nóminas, seguros sociales, suministros y el alquiler o la letra correspondiente a nuestras oficinas y locales. Lo cual puede suponer hasta un 90% del total de nuestros costes.
Pero, ¿qué pasa si tenemos un problema? ¿Qué pasa si no tenemos dinero para hacer todos estos pagos? No es una circunstancia tan extraña: nadie está a salvo de sufrir un revés de ventas puntual que reduzca la liquidez y ponga en riesgo nuestra capacidad de realizar estos pagos. Puede suceder.
El motivo por el que la tesorería debe ser la prioridad número 1 del empresario
La tesorería no es la reflexión sobre el pasado. Ni un trámite burocrático que hay que sobrellevar.
De hecho, si la entendemos bien, el control de tesorería es sin duda la herramienta clave que, como empresarios, nos va a permitir dormir bien por las noches.
Porque la Tesorería nos permite detectar que vamos a tener un problema económico con la suficiente antelación, no en el momento de sentarnos ante el ordenador a hacer los pagos mensuales.
Si somos capaces de anticipar el problema, podremos buscar una solución. Porque tendremos algo de tiempo para hacerlo. Lanzarse a hacer llamadas comerciales con el corazón saliendo por la boca no es la mejor manera de resolver un problema de liquidez puntual.
Para llevar los números de su empresa con un grado de control que le permita anticipar posibles estrecheces futuras no hace falta un máster en contabilidad. Ni comprarse manguitos o plantarse delante del Contaplus diez horas diarias.
Tres consejos muy sencillos sobre Tesorería
Sólo necesitarás tres cosas:
• Previsiones actualizadas: tú conoces mejor que nadie tu negocio. El ritmo de crecimiento de sus ingresos, la estacionalidad de los mismos, la implacable losa de los costes fijos y la dificultad en predecir los costes variables. No te limites, como hacen tantos empresarios, a guardar esta sabiduría en tu cabeza. Lleva este conocimiento a una hoja de cálculo calendarizada. Esta será a partir de ahora tu hoja de ruta, con los objetivos que debes cumplir mes a mes. Como sí te desviarás de ese camino (el comportamiento de los clientes y de la competencia es impredecible a veces…), no olvides afinar y modificar esas previsiones mensualmente.
• Control continuo: hay que comprobar, por un lado, que los compromisos de ingreso y gasto (facturas de proveedores y facturas propias a nuestros clientes) se corresponden con las previsiones de cobros y pagos futuros. Y, por otro lado, verificar que todos estos cobros y pagos se van efectuando puntualmente. Es decir, primero revisas la cuenta del banco cada día 1 y la comparas con las previsiones que habías hecho. Y luego modificas estas previsiones en consecuencia. Incorporando además a las previsiones cualquier nuevo ingreso o gasto futuro sobre el cual tengas certeza.
• Proactividad para detectar desviaciones y proponer soluciones: al comparar tus facturas y tu extracto bancario con tus previsiones de tesorería, detectarás una serie de desviaciones. En hostelería es habitual que sufras mermas más elevadas de lo esperado. En los supermercados los hurtos son frecuentes. Quizá hayas incurrido en gastos no previstos, como reparaciones, bajas temporales de empleados que te obliguen a contratar sustitutos, alguna sanción o tasa, etc.
Una vez detectadas las desviaciones, la clave está en movernos ágilmente. Debemos decidir:
- Cómo podemos aumentar los ingresos rápidamente (quizá una promoción agresiva o solicitar una aportación a sus socios) o, mejor aún, para no depender de la impredecible respuesta de terceros,
- Cómo podemos reducir costes para lograr un nuevo equilibrio en las cuentas. Quizá podamos solicitar un aplazamiento de pago a nuestro casero o incluso una reducción temporal de la renta, negociar plazos de pago con proveedores o solicitar un aplazamiento de impuestos. Ajustar la plantilla, en mi experiencia, debe ser lo último. Porque el clima laboral se deteriora y eso afecta el servicio que das a los clientes.
No delegues tu tesorería en un asesor externo
Tal vez este consejo de empresario (aunque consiste en algo tan sencillo como un Excel, cierto grado de detalle, y unas horas de comprobación con el banco) te parezca farragoso y hayas pensado en delegarlo a tu asesor.
En mi opinión esta es la peor decisión que puedes tomar: el control de tesorería lo debes hacer tú. Debe estar en tu cabeza. Tener tus números bien planificados es mucho más importante que dedicar tu tiempo a aspectos técnicos del negocio.
Deja al asesor tu contabilidad financiera y tus impuestos. Y dedícate en persona a la tarea que te permitirá anticipar los problemas y dormir mejor por las noches: la Tesorería.
En resumen…
No permitas que la obsesión por las ventas te distraiga del necesario control de caja.
- Ello te permitirá tener la mejor información para gestionar tu empresa proactivamente.
- No lo delegues: hazlo tú mismo (esto es realista en el caso de las micropymes).
- Recuerda que llevar bien tus números no significa vivir en el pasado, sino conocer a fondo el estado de tu empresa para estar en condiciones de gestionar lo mejor posible el futuro.
Consejo de empresario: hablo por experiencia. De pasarlo mal. Incluso muy mal. Hasta llegar a cerrar una empresa en medio de un gran estrépito profesional y personal.
Saludos a todos.
