Todos lo sufrimos diariamente de un modo u otro porque todos formamos equipos, trabajamos con personas y debemos hilvanar y coordinar nuestros objetivos y tareas con esas personas.
Cómo abordar una reunión de trabajo
El management tradicionalmente ha apuntado dos rutas genéricas hacia el logro de los objetivos de un equipo (si quieres leer más sobre este estudio, que probablemente te suene si en algún momento estudiaste Liderazgo en la Universidad, te dejo el link de Wikipedia sobre el "managerial grid de Blake y Mouton", yo mismo acabo de consultarlo).:
- La orientación al grupo: lo que importa es maximizar la cordialidad. Ya que el buenrollismo se supone que fomenta la implicación de la gente con los proyectos, libera su autonomía y su creatividad. E.d., si quieres sacar lo mejor de tu gente en una reunión, comienza por hablar de temas personales, libera tensiones contando chistes, etc. Se supone que hay que ir entrando en materia poco a poco y sin forzarlo... Con ello las reuniones se parecen a lo que intento describir en este gráfico: la primera parte de la reunión (por mi experiencia en reuniones cortas puede ser más del 50%) la dedicamos a repasar nuestras vacaciones, el trabajo de restauración de la famosa anciana del Ecce Homo, la Supercopa o el matrimonio de Rosa Benito... Hasta que alguien mira el reloj y decide poner al grupo a producir. Bien porque la duración de la reunión no se ha fijado claramente de antemano, bien porque ese límite de tiempo no se respeta, pasan los minutos sin que lleguemos coclusiones/acciones a tomar relevantes. Por lo cual se hace necesario acelerar en la última parte de la reunión, a menudo tomando decisiones o asumiendo compromisos de forma arbitraria porque no da tiempo a hacerlo mejor. ¿Te suena?
- La orientación a la tarea: en este caso lo que importa es "sacar el curro" sea como sea. Me voy a poner exagerado: el mercado en el que competimos es la guerra, y como en toda guerra debemos lograr los mejores resultados utilizando unos recursos que siempre son limitados. En el caso de las empresas, recursos humanos, económicos y (aunque personalmente creo que va incluído en los económicos), tecnológicos. Por tanto con un equipo limitado que tiene muchas cosas que hacer, una reunión de trabajo debe ceñirse a unos objetivos fijados previamente y cerrarse con unas conclusiones, tareas y timings a futuro. Lo contrario, como comentamos en un artículo anterior, es hacer un mal uso de nuestro tiempo y además, atentar contra la eficacia del grupo y el derecho al tiempo libre/ocio de sus integrantes.
La respuesta es... depende.
Esta respuesta no es mía sino que pertenece a un gurú del liderazgo, un tal Fiedler, que la llamó pomposamente "modelo de contingencia". Es fascinante: estamos ante un tío que se ha hecho mundialmente famoso en la parcela de los recursos humanos invitando a los que trabajamos con equipos a que, simplemente, nos busquemos la vida en cada situación.
Por mucho que esta solución sea de puro sentido común, mi experiencia me dice que es la única postura que me sirve.
Mantener reuniones como la del gráfico no solo me resulta enervante, sino que se carga de sopetón el valor que puedo aportar a mi trabajo (sea mi trabajo docente, como autor o en Pop Up). Terminar a las tantas porque he estado perdiendo el tiempo en naderías, me impide desarrollar el negocio, enviándole una noticia a un potencial cliente, recibiendo a un posible colaborador que quiere verme, escribiendo un e-book para el blog de mi empresa, haciendo benchmarking de la competencia, pensando en cómo dar un mejor servicio a un cliente ya existente...
Pero acudir a una reunión con el reloj y la lista de tareas como único condicionante en mente es contraproducente si ello sirve para coartar la creatividad del equipo.
¿Empatía...? ¿Y qué más?
Así que te deseo suerte, empatía y te aconsejo que antes de entrar en una reunión tengas claras al menos estas 5 cosas:
- Los objetivos de la reunión y los outputs que debes sacar de ella: ¿decisiones?, ¿un plan de trabajo?, ¿compromisos y responsabilidades?
- El clima reinante en el equipo: ¿la gente está estresada pero motivada?, ¿estresada y hasta los h...?, ¿necesita calidez o un empujón de practicidad/agilidad?
- Los integrantes: ¿es necesario que acudan todas esas personas o ello ralentizará?
- El tiempo: ¿cuánto es razonable dedicar a la reunión para salir de ella satisfechos?
- El control de interrupciones: ¿teléfonos apagados? ¿otros compromisos aplazados?
