El secreto de Eisenhower para llegar a todo

“No me da la vida…”

Lo oigo mucho.  Hay épocas que varias veces al día.

Y cuando alguien me dice esto, lejos de compadecerme, sospecho que me encuentro ante alguien que simplemente no sabe organizarse.

Todos tenemos trabajo.  Y es posible que hasta mucho trabajo.  Pero todos podemos sacarlo con algo de organización.

Voy a evitar la tentación de hablar de mí, pero entre mi agencia, la Junta Directiva de la Asociación Española de Branded Content, blog, clases y charlas, francamente, no me aburro.  Pero hace tiempo que, salvo excepciones, me negué a trabajar más de 8 horas.  (Me gusta mi trabajo, pero me gustan todavía más mis hijas).

 

 

No te da la vida porque probablemente no te centras en lo importante

Stephen R. Covey, autor del best seller 7 hábitos de las personas altamente efectivas” (como tantos otros manuales gringos sobre autoayuda, contiene un buen porcentaje de paja pero aún así, os recomiendo leerlo) publicó en 2.000 un ambicioso estudio sobre la utilización del tiempo, realizado a partir de una muestra de organizaciones de distintos sectores. Los altos cargos de las organizaciones estudiadas dedicaban entre un 52% y un  63% de su tiempo a tareas no importantes y otro 25% a 30% a actividades de tipo “apaga fuegos”.  Es decir, entre un 77 y un 93% dedicado a cosas rutinarias o irrelevantes de cara al negocio.

Si calculamos este efecto sobre una jornada semanal de cuarenta horas, tendremos que, en muchos casos, apenas dedicamos dos horas y media a lo importante.  Y posiblemente más de 37 a naderías que podríamos evitar hacer o bien delegar en terceros.

 

 

Entonces, ¿qué es lo importante?

Si conseguimos identificar aquellas tareas que, una vez realizadas satisfactoriamente, impactarán de forma positiva en nuestro negocio, estaremos más preparados para hacer un uso eficaz de nuestro tiempo.

Dwight David “Ike” Eisenhower (1890-1969) pasó a la historia por dos circunstancias biográficas difíciles de encontrar en una sola persona:

  • Por un lado fue uno de los militares más exitosos de la historia contemporánea.  Y una de las cabezas pensantes del desembarco de Normandía, posiblemente la maniobra militar más ambiciosa de la historia y que como sabéis comenzó a decantar la Segunda Guerra Mundial en favor del bando aliado.
  • Por otro lado, años después de la guerra se convirtió en el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos, gobernando entre 1953 y 1961. Durante estos dos mandatos, condujo hacia la prosperidad económica a un país afectado por la guerra.

Sus colaboradores más directos ensalzaban su capacidad para implicarse en una amplia variedad de proyectos y hacerlos avanzar.  Y esta es la clave que distingue a un gestor brillante de un mediocre: no la capacidad de concebir y amasar ideas, sino la de tirar del carro para llevarlas a la práctica.

 

 

El secreto de Eisenhower para gestionar su agenda

Al parecer Eisenhower vivía obsesionado por la gestión eficaz del tiempo.  Se le atribuye la autoría de la siguiente matriz con la que clasificaba las tareas que llegaban a sus manos para jerarquizarlas en función de su urgencia e importancia.

 

 

En el eje vertical tenemos la importancia de cada tarea tiene en relación a nuestros objetivos. Trasladándonos al ámbito del emprendimiento, la pregunta sería: ¿me acerca esta tarea al objetivo principal de alcanzar una rentabilidad en mi proyecto?

Por su parte, en el eje horizontal la urgencia está relacionada con la gravedad de las consecuencias si no llegamos a realizar la tarea en cuestión: ¿podría permitirme el lujo de ignorar esta tarea?, ¿qué sucedería si lo hiciese?

Según la matriz, un buen jefe de equipo debería:

  1. Priorizar de forma inmediata aquellas tareas urgentes e importantes, como cumplir la fecha de entrega de un pedido o de un informe para socios o jefes o atender la queja de un cliente.
  2. Encontrar tiempo (de forma regular y sistemática) para trabajar en aspectos cruciales del negocio, aunque no parezcan urgentes. Por ejemplo velar por la satisfacción de clientes y empleados, investigar el mercado, planificar nuevos productos y servicios que mejoren nuestra competitividad y dedicar tiempo al networking, que puede dar pie a nuevas colaboraciones y clientes.
  3. Delegar lo urgente pero no importante. Esto no siempre es fácil: habitualmente la gente alrededor tuyo (colaboradores, proveedores…) te pedirán que les ayudes a resolver un montón de cosas sin entender que deberían caer fuera de tus competencias.
  4. Finalmente, ser asertivo para decir NO a cualquier tarea no urgente y no importante. Como perder el tiempo en Internet, escribir y contestar a hilos de mails donde no pintamos nada, así como el pasilleo en la oficina.  E incluye disminuir la tolerancia a las quejas de terceros.  Una cosa es mostrar cercanía al equipo y otra muy diferente convertirnos en un muro donde impactan día sí y día también las lamentaciones ajenas.

La matriz Eisenhower tiene sus limitaciones: como hemos visto, los fuegos que inevitablemente hay que apagar en toda empresa caerán en el primer cuadrante.  Esta es la verdadera trampa que al menos en mi día a día procuro evitar: la ofuscación causada por las emergencias me impide calibrar la urgencia real de las tareas.  Y termino ocupándome yo mismo de cosas que deberían ir a parar a los cuadrantes 3 y 4.

Un empresario (o en  general, el líder de un equipo) no debería abstraerse nunca de lo que sucede en los distintos ámbitos de su actividad.  Pero estar al tanto de todo es muy diferente a ser el responsable de que todo suceda.

Saludos a todos.

 

 

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